Onbetaalde huwelijksrekening Wesley Sneijder en Yolanthe Cabau van Kasbergen is klassieke valkuil

De onbetaalde huwelijksrekeningen van Wesley en Yolanthe - Een klassieke valkuil voor iedere ondernemer

Wesley en Yolanthe hebben voor hun huwelijk (een drie dagen durende droom) de diensten ingehuurd van een weddingplanner. U weet wel, een adviseur (m/v) of adviesbureau gespecialiseerd in het plannen, organiseren en uitvoeren van een huwelijk naar wens en smaak van de geliefden die in het huwelijksbootje stappen. Vaak neemt de weddingplanner (m/v) uitgebreid de tijd om het bruidspaar en hun specifieke wensen en behoeften te leren kennen alvorens een advies wordt verstrekt hoe, wat en waar de bruiloft zou kunnen plaatsvinden. Dit advies wordt vertaald naar een offerte en/of zakelijke overeenkomst waarin wordt vastgelegd wat de prestaties van de opdrachtnemer (de weddingplanner) zijn, tegen welke kosten deze prestaties worden verricht en, in ieder geval bij goede weddingplanners, wat de totale kosten zijn van het hele evenement. Daarnaast wordt eveneens vastgelegd wat de (tegen)prestaties van de opdrachtgever (het bruidspaar) zijn. Naast het zorgdragen voor de benodigde financiën zijn er vele echtelieden die bepaalde aspecten van het huwelijk zelf of met familie, vrienden of kennissen voor hun rekening willen nemen. De offerte / overeenkomst wordt besproken en goedgekeurd: er is overeenstemming over de prestaties van beide partijen, het tijdspad is duidelijk en er is overeenstemming over de kosten die met eerdergenoemde prestaties gepaard gaan. Het klikt tussen opdrachtnemer en opdrachtgever en beide partijen zien uit naar succesvolle en aangename samenwerking.

So far, so good..... en dan begint het....

Bij nader inzien lijkt de invulling van het zes-gangen-menu niet helemaal te passen bij het thema van het huwelijk. Of het bruidspaar heeft nieuwe inspiratie opgedaan op een andere bruiloft, op t.v. of waar dan ook. En zou het mogelijk zijn om de belichting net een ander tintje rose te geven dan is afgesproken? De weddingplanner, die creativiteit en flexibiliteit uiteraard hoog in het vaandel heeft staan en natuurlijk als motto heeft "de klant is koning" werkt zich een slag in de rondte om de voorgestelde veranderingen binnen het tijdspad te realiseren. Dit betekent vaak niet alleen een extra ureninzet voor de weddingplanner zelf, maar tevens een extra inzet in uren en/of materialen voor de onder-aannemers (u weet wel, de cateraar, de bloemist, de licht/geluidstechnicus, etc.).

Er wordt bij deze aanpassingen meestal niet over additionele kosten gesproken. De dienstverlener gaat er bijna vanzelfsprekend van uit dat de opdrachtgever terdege beseft dat er aan iedere veranderingen kosten verbonden zijn. Want zeg nou zelf, als u naar de bakker gaat en een knip bruin gesneden bestelt, en terwijl de bakker het brood snijdt, u uw bestelling verandert in een grof volkoren met maanzaad, dat de prijs niet hetzelfde zal zijn. De opdrachtgever, die de offerte / overeenkomst na onderekening ergens diep in een bureaula heeft weggestopt, leeft in een roes naar het huwelijk toe en weet überhaupt amper nog wat de afspraken zijn. De opdrachtgever denkt vaak niet eens aan kosten en gaat er in het meest gunstige geval van uit dat de dienstverlener het wel aangeeft wanneer iets niet kan of wanneer de kosten significant toenemen.

En daar heb je het dan. Aanpassing op aanpassing, onderaannemers die stilletjes aan tureluurs worden en uiteraard hun meerkosten bovenop de meerkosten van de opdrachtnemer in rekening brengen. De huwelijksdag of in dit geval huwelijksdagen waren een droom. Met de ontvangst van de eindfactuur wordt de droom wreed verstoort en kan er een juridische nachtmerrie beginnen. het totaalbedrag is soms twee, driemaal hoger dan in de offerte / overeenkomst is vastgelegd. De opdrachtgever is stomverbaasd en de opdrachtnemer beweert dat iedere verandering is gemaakt op uitdrukkelijk verzoek van de opdrachtgever en dat er niets anders is gedaan dan dat er is afgesproken. De opdrachtgever weigert de meerkosten te betalen en we hebben de poppen aan het dansen!!

De ontstane situatie had op verschillende manieren voorkomen kunnen worden:

1 Neem in de offerte een marge op waaruit veranderingen of aanpassingen op de offerte / overeenkomst bekostigd kunnen worden. Communiceer met de opdrachtgever wanneer deze marge wordt benaderd of dreigt te worden overschreden. Bespreek met de opdrachtgever de mogelikheden, zet de gekozen optie op papier en laat de opdrachtgever de gekozen optie accorderen

2 Bouw verschillende fases in de dienstverleningstermijn in; aan het eind van iedere termijn bespreek je de stand van zaken en het kostenaspect. Na iedere bespreking zet de opdrachtnemer de besluiten op papier met een kostenplaatje en laat besluit en (meer)kosten accorderen door de opdrachtgever. De opdrachtgever kan dan zelf bij ieder gesprek aangeven hoeveel financiële ruimte er (nog) is voor te maken veranderingen / aanpassingen

3 Bespreek bij ieder voorstel tot verandering en/of aanpassing de bijbehorende kosten. Zet de overeengekomen afspraken inclusief bijbehorende kosten op papier en laat deze accorderen door de opdrachtgever. Let wel: niet iedere opdrachtgever zal gecharmeerd zijn van deze kruidenier-achtige aanpak. Onverwachte meerkosten worden door geen enkele opdrachtgever op prijs gesteld en kunnen vervolgopdrachten in de weg staan.

Succes!